Política de Privacidad

01 Quiénes somos

Presencia Engine LLC («Presencia», «nosotros») es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de mypresencia.com y del Servicio Presencia.

Presencia Engine LLC es una sociedad de responsabilidad limitada formada bajo las leyes del estado de Nuevo México, Estados Unidos. Operamos de forma remota y prestamos servicios a salones en Colombia.

Correo de contacto para asuntos de privacidad: privacidad@mypresencia.com.

02 Qué datos recolectamos

Del dueño del salón (cliente Presencia): nombre, correo, número de WhatsApp, nombre del negocio, dirección, datos de pago (procesados por pasarela; nunca almacenamos PAN completo), credenciales de integraciones (tokens OAuth de Instagram, Google, WhatsApp Business).

De las clientas finales del salón: número de WhatsApp, nombre (si lo proporcionan), historial de citas, contenido de mensajes intercambiados con la Asistente, preferencias de servicio.

Técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, fecha y hora de acceso al sitio o página de reservas.

03 Datos de WhatsApp y Meta

Esta sección explica específicamente cómo manejamos datos provenientes de WhatsApp Business API y plataformas Meta.

Mensajes de WhatsApp: los mensajes intercambiados entre clientas finales y la cuenta WhatsApp Business del salón pasan por la WhatsApp Business API operada por Meta. Almacenamos el contenido de esos mensajes en nuestros servidores cifrados (AES-256 en reposo, TLS 1.2+ en tránsito) por el tiempo necesario para operar el Servicio.

Uso de mensajes: los mensajes se usan exclusivamente para (i) responder a la clienta a nombre del salón, (ii) programar y confirmar citas, (iii) generar reportes operacionales para el dueño del salón, y (iv) mejorar la calidad de la asistente automatizada en agregados anonimizados.

Lo que NO hacemos con mensajes de WhatsApp: no los vendemos, no los compartimos con terceros con fines publicitarios, no los usamos para entrenar modelos de IA externos a Presencia, y no los exponemos a empleados salvo para soporte explícitamente solicitado por el dueño del salón.

Tokens de acceso de Meta: los tokens OAuth para Instagram y WhatsApp Business se almacenan cifrados y se usan únicamente para realizar las acciones autorizadas por el dueño del salón. Pueden ser revocados en cualquier momento desde la configuración de Meta Business Suite.

Cumplimiento de políticas Meta: Presencia cumple con la WhatsApp Business Solution Terms, la Meta Platform Policy, y la política de uso de datos de Meta. No usamos los canales de mensajería para spam, marketing no solicitado, ni contenido prohibido.

Retención: los datos personales asociados a citas y mensajes se conservan por un máximo de 5 años desde la última interacción del titular con el Servicio, o hasta solicitud expresa de eliminación, lo que ocurra primero.

04 Datos de Google Business Profile

Conectamos al perfil de Google Business del salón mediante OAuth con su autorización explícita. Solo accedemos a la información necesaria para gestionar el perfil: horarios, servicios, reseñas, fotos, y publicaciones.

No accedemos al correo personal ni a otros servicios de Google del dueño. El acceso puede revocarse desde myaccount.google.com.

05 Para qué usamos los datos

(a) Operar el Servicio: responder mensajes, agendar citas, gestionar Instagram y Google.

(b) Comunicación con el cliente Presencia: notificaciones operacionales, reportes mensuales.

(c) Facturación y cumplimiento legal.

(d) Mejora del producto en agregados anonimizados.

No usamos datos para perfilamiento publicitario, ni los vendemos.

06 Asistente IA y procesamiento de datos

Proveedor de IA: la Asistente Presencia utiliza la tecnología Claude, desarrollada por Anthropic PBC (EE.UU.), para generar respuestas automatizadas en WhatsApp y otras integraciones del Servicio.

Alcance del bot: la Asistente está limitada por diseño a tareas operacionales del salón —reservas, servicios, horarios, precios y recordatorios— y no responde sobre temas ajenos al negocio.

Atención humana: la clienta puede pedir un asesor humano en cualquier momento escribiendo «asesor» en la conversación de WhatsApp; la conversación se enruta entonces al dueño del salón.

Procesamiento por Anthropic: el contenido de los mensajes se transmite a Anthropic exclusivamente para generar la respuesta solicitada. Anthropic no usa estos datos para entrenar modelos de IA, conforme a su política de retención cero (Zero Data Retention) para clientes empresariales.

07 Comunicaciones por WhatsApp

Consentimiento de marketing (opt-in): el envío de mensajes promocionales por WhatsApp requiere el consentimiento expreso de la clienta. Este consentimiento se otorga marcando una casilla en el enlace público de reservas; la casilla viene desmarcada por defecto.

Cancelación (opt-out): la clienta puede dejar de recibir mensajes promocionales en cualquier momento respondiendo STOP, NO MÁS o QUITAR. La cancelación es inmediata y no afecta la posibilidad de seguir reservando.

Mensajes operacionales: las confirmaciones de citas, recordatorios y respuestas a mensajes iniciados por la clienta forman parte del Servicio y no requieren consentimiento de marketing.

Frecuencia: Presencia limita los mensajes iniciados por el negocio a un máximo de 3 mensajes por clienta en un periodo de 24 horas, salvo respuesta directa a una conversación en curso.

08 Con quién compartimos datos

Compartimos datos solo con proveedores estrictamente necesarios para operar el Servicio (sub-procesadores), bajo contrato de confidencialidad:

• Meta Platforms, Inc. — mensajería WhatsApp, Instagram y Facebook.
• Anthropic PBC — procesamiento de inteligencia artificial (Claude).
• Supabase, Inc. — almacenamiento de base de datos y autenticación.
• Vercel Inc. — hospedaje del sitio web y funciones de servidor.
• Cloudflare, Inc. — DNS y enrutamiento de correo.

No vendemos ni alquilamos datos personales a terceros.

Podemos divulgar datos si la ley colombiana lo exige (orden judicial, autoridad competente).

09 Tus derechos (Ley 1581 de 2012)

Como titular de datos personales en Colombia, tienes derecho a: conocer, actualizar, rectificar, suprimir tus datos; revocar la autorización; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercer estos derechos: escríbenos a privacidad@mypresencia.com. Responderemos en máximo 15 días hábiles.

Autoridad de protección de datos: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Carrera 13 No. 27-00, Bogotá, Colombia. www.sic.gov.co.

10 Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.2+), control de acceso por roles, registros de auditoría, copias de seguridad cifradas.

Ningún sistema es 100% seguro. En caso de incidente que afecte tus datos, te notificaremos en máximo 72 horas y reportaremos a la SIC según corresponda.

11 Cookies y tecnologías similares

El sitio mypresencia.com usa cookies estrictamente necesarias para funcionamiento. Si añadimos analítica (Plausible, Vercel Analytics, etc.), actualizaremos esta sección y solicitaremos consentimiento donde aplique.

12 Menores de edad

El Servicio está dirigido a negocios. No recolectamos conscientemente datos de menores de 18 años. Si una clienta menor reserva en un salón cliente, los datos son tratados bajo la responsabilidad del salón conforme a la ley.

13 Transferencias internacionales

Sus datos se almacenan en servidores ubicados en Estados Unidos (Supabase, Vercel, Cloudflare) y son procesados por Anthropic PBC (también en EE.UU.). Al usar nuestros servicios, usted consiente esta transferencia internacional de datos. Garantizamos protección equivalente mediante contratos con cada sub-procesador y certificaciones estándar de la industria.

14 Cambios a esta política

Si actualizamos esta política, publicaremos la nueva versión con fecha y notificaremos por WhatsApp y correo a clientes activos al menos 15 días antes de su entrada en vigor.

15 Contacto

Para cualquier pregunta o solicitud relacionada con tus datos personales:

Correo: privacidad@mypresencia.com